10 tips för att skapa ett lyckat event

Planerar ni ett event? Grattis! Det är otroligt roligt att planera och genomföra ett event - framförallt om man gör en tydlig plan från början. Här nedan summerar vi våra tio viktigaste tips för en lyckad eventdag.

1. 1. Definiera eventet.
      Varför ska ni anordna event? Vad vill ni få ut av eventet? Definiera gemensamt vilken målgrupp ni vill nå och vad syftet med eventet är. Vilka är huvudbudskapen och hur vill ni nå ut med dessa? Gå även igenom vilka mål ni önskar uppnå och hur ni mäter framgång. Sätt en grund och ett format som ni sedan kan jobba efter.

   
   

   2. Gäster.
      Vilka ska ni bjuda? Är det ett influencerevent eller är det en presslunch? Oavsett vem ni riktar er till så är det viktigt att ni gör er research för att säkra en bra gästlista. Skriver journalisten om detta ämne eller ska du vända dig till någon annan på redaktionen? Kanske är ämnet inte relevant för den tidskriften.

   
   

   3. Datum och tid för eventet. 
      Gör alltid lite efterforskningar för ditt valda datum. Krockar det med en högtid? Finns det ett annat event vid samma tidpunkt som drar i samma målgrupp? Är det någon annan happening i stan som lockar? Ju mer research ni gör, desto bättre kan ni säkerställa en full närvaro på gästlistan.

   
   

   4. Planering och budget
      Planera eventet utifrån målgruppen som ni vill bjuda in. Vad lockar målgruppen att komma? Är det eftertraktade gäster så behöver ni kanske erbjuda ett mervärde på eventet för att lämna ett starkare intryck. Ta fram en checklista och gör en tidsplan. Vem beställer catering och när? När behöver vi beställa roll-ups så de kommer fram i tid? Behöver ni hyra in möbler? En budget är bra att göra över kostnader som lokalhyra, catering, fotograf, bud och frakt etc. Håll budgeten kontinuerligt uppdaterad så att kostnaderna inte springer iväg.

   
   

   5. Välj lokal
      Eventets syfte och målgrupp påverkar utgångsläget för val av lokal. Lokalen definierar eventets karaktär och sätter stämningen för eventet. Oavsett om det är en presslunch eller ett influencerevent så kan man, utifrån eventets syfte, sätta ett tema för eventet som blir en genomgående röd tråd. Till exempel så kan färgen på inbjudan följas upp i dukningen, blommorna och dekorationerna på plats så att man skapar ett helhetsintryck.

   
   

   6. Ta fram inbjudan
      Fundera över om ni vill ta fram en fysisk inbjudan och följa upp med en digital påminnelse eller kanske vill ni bara skicka ut en digital inbjudan? Vem ska gästen OSA till? Behöver ni ta fram en OSA-mailadress? Genom att skicka ut en Save-the-date ungefär 5–6 veckor innan eventet så säkerställer ni att gästerna inte bokar upp sig på annat håll. Ni följer sedan upp med en inbjudan med mer utförlig information som lockar gästen till att delta.

   
   

   7. Genomgång inför event
      Planera in en generalrepetition en vecka innan eventet för att gå igenom alla detaljer samt logistiken för att säkerställa att ni håller tiden. Kanske behöver man korta ned presentationen eller ändra ett moment i planen? Gör ett körschema och dela upp ansvarsområden. I körschemat ska kontaktuppgifter till samtliga personer som är involverade i eventet stå med så att man lätt kan få tag på varandra. Skriv ut flertal exemplar så alla i teamet har ifall ni behöver få tag på någon.

   
   

   8. Kommunikation
      Skicka ut en bekräftelse till alla gäster dagen innan för att påminna om plats och tid för eventet. På det sättet minskar ni risken för bortfall från OSA-listan.

   
   

   9. Tid och plan B
      Du vill hellre ha gott om tid till att förbereda allt fix innan gästerna kommer. Var beredd på att gästerna kan komma tidigare än vad som står i inbjudan. En bra regel är att vara klar senast en kvart innan eventet börjar. Skulle cateringen inte komma fram i tid, kolla upp restaurang-alternativ i förväg som ligger i närheten av eventet där ni kan köpa mat till gästerna i fall det skulle bli kris. Packa ett event rescue-kit dvs en påse med saxar, tejp, pennor, papper, ståltråd, toapapper och annat som ni kan tänkas behöva på plats när ni preppar för fullt.

   
   

   10. Var en god värd
       Att ge god service samtidigt som man har ett leende på läpparna lämnar ett gott intryck. Kom ihåg att följa upp med ett personligt tack-mail till alla gäster som kom. Det ger också utrymme för eventuell feedback som ni kan ta med er till nästa gång. Kan vara bra att ha förberett en lista med gästernas mailadresser för att spara er tid.