Vi har alla sett dem – intervjuerna där talespersonen är oförberedd och osäker; onödigt kaxig eller tyst och defensiv. Och det behöver inte handla om en krissituation: för att få ut det mesta av en intervju är förberedelser A och O. Här följer fem steg till att hålla framgångsrika medieträningar.
Anpassa dig efter situationen.
Är det en förinspelad radiointervju om trender i branschen? Då kanske det räcker fint att bolla budskap med en kollega och öva på några korta frågor. Men handlar det om ett potentiellt explosivt ämne och en pressad situation som en live-intervju i TV? Då bör du avsätta några timmar för ordentlig medieträning. Det bästa scenariot? Att ha regelbundna medieträningar om tuffa ämnen, och en rutin för ”medieträning light” när det blir skarpt läge.
Medieträning light.
Du ska hålla i en kortare medieträning inför en intervju. Börja med att skriva en brief. Håll den så kort som möjligt, men ha med möjliga frågor (helst har du fått dessa från journalisten redan), svar och huvudbudskap. Lägg gärna in några allmänna tips inför intervjun, som att prata långsamt, undvika branschtermer och det allra viktigaste – att personen som blir intervjuad är experten. Ta ett möte för att prata igenom briefen med personen som ska bli intervjuad. Avsluta gärna med en låtsasintervju där du spelar journalist och talespersonen får öva på att svara.
Medietränings-workshop.
I det här scenariot har du kanske avsatt en halv- eller heldag för medieträning, och du har flera personer som ska drillas. Ofta har du en kamera på plats och ibland ingår rollspel där en extern person dyker upp och spelar journalist. I en större workshop ingår ofta både teori och praktik. Börja gärna med en presentation om medielandskapet: hur journalister jobbar, hur man kan bygga relationer med pressen, bra och sämre exempel på talespersoners agerande i media. Efter teorisessionen får deltagarna öva på att bli intervjuade, ofta framför en kamera, för att sedan se sig själva och varandra på film. Dessa intervjuer bör vara noggrant planerade utifrån ämnen som berör din organisation.
Debrief.
Medieträning är inte bara ett tillfälle för deltagaren själv att öva på budskap, utan även en möjlighet för din organisation att förbättra hur ni kommunicerar. Se till att utvärdera budskapen som kom fram under medieträningen. Kanske sägs något som ni vill ta till vara på i kommunikationen framåt? Kanske la ni märke till svaga punkter eller aspekter ni behöver diskutera vidare?
Gör det igen!
Kommunikation är en färskvara. Din organisation är förmodligen i ständig förändring, och det gäller även medielandskapet. Hur ni förhåller er till olika frågor kan se olika ut beroende på årstid, målgrupp eller vem som agerar talesperson. Se till att öva mycket och ofta. Bara då kan ni ta möjligheten att verkligen nå ut.